1. Introdução
2. Seção de clientes
2.1. Tratamento de dados em atos extraprotocolares
2.2. Tratamento de dados em atos protocolares
2.3 Tratamento de dados para registro, anotação, averbação e retificação
2.4 Tratamento de dados para emissão de certidões
3- Seção de candidatos
3.1. Tratamento de dados de candidatos à vaga de trabalho
4- Seção de fornecedores e terceirizados
5- Sobre as obrigações dos titulares
6- Sobre segurança e proteção de dados pessoais
7- Sobre alterações nesta Política
8- Nossos dados
9- Nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO)
10- Quero saber mais
Esta Política de Privacidade (ou simplesmente “Política”), tem por objetivo esclarecer e tornar público o uso dos dados pessoais no Cartório de Registro Civil das Pessoas Naturais com Funções Notariais do Município de Itaju do Colônia, em linguagem clara e acessível.
Para começar, vamos falar um pouco sobre o que é um cartório, também conhecido como serventia extrajudicial.
Os cartórios prestam à sociedade serviços notariais e de registro para garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos. Eles formalizam e conservam diversos atos importantes da vida em sociedade, tais como: nascimentos, casamentos e óbitos; escrituras, procurações, testamentos, divórcios e inventários; autenticações de cópias e reconhecimento de firmas; registros de imóveis; notificações e registro de documentos e de pessoas jurídicas; protestos de títulos e documentos de dívida, dentre outros.
Desta forma, os Registros Civis das Pessoas Naturais têm trabalhado com dados pessoais em benefício da sociedade desde 1º de janeiro de 1889, com a entrada em vigor do Decreto nº 9.886, de 7 de março de 1888, e seguem rígidos padrões para garantir a privacidade e a proteção dos dados pessoais a eles confiados.
Para facilitar a sua busca de informações, informe-nos o tipo de relacionamento que você tem conosco:
Estamos felizes com sua visita em nossa Política e em seu interesse em saber mais sobre como tratamos seus dados pessoais. Em nosso Registro Civil de Pessoas Naturais você pode:
Os atos de registro, anotação, averbação e retificação podem ser realizados em diversos momentos da vida civil de uma pessoa natural, tais como:
No Ofício de Registro Civil também pode-se solicitar a emissão de certidões sobre os registros realizados.
Abaixo vamos explicar com detalhes como tratamos seus dados pessoais e quais são nossas obrigações durante a prestação de novos serviços.
2.1.1. Dados pessoais que coletamos:
2.1.2. A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II).
Seguem abaixo as leis e provimentos que devemos observar:
DECRETO Nº 93.240, DE 9 DE SETEMBRO DE 1986 (Regulamenta a Lei nº 7.433, de 18 de dezembro de 1985, que “dispõe sobre os requisitos para a lavratura de escrituras públicas e dá outras providências”);
LEI Nº 8.935, DE 18 DE NOVEMBRO DE 1994 (Lei dos Cartórios);
LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973 (Dispõe sobre os registros públicos, e dá outras providências);
LEI Nº 7.433, DE 18 DE DEZEMBRO DE 1985 (Dispõe sobre os requisitos para a lavratura de escrituras públicas e dá outras providências);
LEI Nº 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002 (Código Civil Brasileiro);
LEI Nº 13.105, DE 16 DE MARÇO DE 2015 (Código de Processo Civil Brasileiro);
PROVIMENTO CNJ Nº 18, DE 12 DE NOVEMBRO DE 20212 (Dispõe sobre a instituição e funcionamento da Central Nacional de Serviços Eletrônicos Compartilhados – CENSEC);
PROVIMENTO CNJ Nº 45, DE 13 DE MAIO DE 2015 (Revoga o Provimento 34 de 09/07/2013 e Orientação 6 de 25/11/2013 e consolida normas relativas à manutenção e escrituração dos livros Diário Auxiliar, Visitas e Correições e Controle de Depósito Prévio pelos titulares de delegações e responsáveis interinos do serviço extrajudicial de notas e registros públicos, e dá outras providências);
PROVIMENTO CNJ Nº 50, DE 28 DE SETEMBRO DE 2015 (Dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais);
PROVIMENTO Nº 61, DE 17 DE OUTUBRO DE 2017 (Dispõe sobre a obrigatoriedade de informação do número do Cadastro de Pessoa Física (CPF), do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e dos dados necessários à completa qualificação das partes nos feitos distribuídos ao Poder Judiciário e aos serviços extrajudiciais em todo o território nacional);
PROVIMENTO CNJ Nº 62, DE 14 DE NOVEMBRO DE 2017 (Dispõe sobre a uniformização dos procedimentos para a aposição de apostila, no âmbito do Poder Judiciário, da Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, celebrada na Haia, em 5 de outubro de 1961 [Convenção da Apostila])
PROVIMENTO CNJ Nº 88, DE 1º DE OUTUBRO DE 2019 (Dispõe sobre a política, os procedimentos e os controles a serem adotados pelos notários e registradores visando à prevenção dos crimes de lavagem de dinheiro, previstos na Lei n. 9.613, de 3 de março de 1998, e do financiamento do terrorismo, previsto na Lei n. 13.260, de 16 de março de 2016, e dá outras providências)
PROVIMENTO CNJ Nº 100, DE 26 DE MAIO DE 2020 (Dispõe sobre a prática de atos notariais eletrônicos utilizando o sistema e-Notariado, cria a Matrícula Notarial Eletrônica-MNE e dá outras providências)
PROVIMENTO CNJ Nº 103, DE 04 DE JUNHO DE 2020 (Dispõe sobre a Autorização Eletrônica de Viagem nacional e internacional de crianças e adolescentes de até 16 (dezesseis) anos desacompanhados de ambos ou um de seus pais e dá outras providências).
2.1.3. Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
2.1.4. Com quem compartilhamos seus dados para esses tipos de serviços:
Selo Digital – Sistema do TJBA para emissão de DAJES e selos eletrônicos.
Fast Sistemas para emissão de certidões, atos de balcão, lavratura de procurações e escrituras;
2.1.5. Seus diretos como titular dos dados pessoais tratados são:
2.1.6. Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
2.2.1 Dados pessoais que coletamos:
2.2.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II).
Seguem abaixo as leis e provimentos que devemos observar:
2.2.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
Os registros são de guarda permanente; ou seja, nunca são apagados;
As Declarações de Nascidos Vivos (DNV) e Guia de Declaração de Óbito (DO) são armazenadas por 1 (um) ano;
Os documentos de retificações e averbações ficam armazenados por 5 (cinco) anos;
Esses prazos foram estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos do PROVIMENTO CNJ Nº 50, DE 28 DE SETEMBRO DE 2015, que pode ser consultada clicando aqui.
2.2.4 Com quem compartilhamos seus dados para esses tipos de serviços:
Selo Digital – Sistema do TJBA para emissão de DAJES e selos eletrônicos.
Fast Sistemas para emissão de certidões, atos de balcão, lavratura de procurações e escrituras;
2.2.5 Seus diretos como titular dos dados pessoais tratados são:
2.2.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro Civil em referência.
2.3.1 Dados pessoais que coletamos:
Título de eleitor;
Carteira de trabalho;
Número do PIS;
Dados biométricos;
Estado civil;
Formação acadêmica;
Empresa;
Cargo;
Renda;
Gênero;
Dados de contato, que podem incluir: números de telefone residencial, comercial e/ou celular, endereço residencial, endereço comercial e endereço eletrônico (e-mail).
Transações bancárias.
Dados de seu documento de identificação do cônjuge apresentado, que podem incluir: nome do cônjuge, foto do documento do cônjuge, CPF do cônjuge, RG do cônjuge;
Dados de seu documento de identificação dos filhos apresentado, que podem incluir: nome dos filhos, foto do documento dos filhos, CPF dos filhos, RG dos filhos
2.3.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II).
Seguem abaixo as principais leis e provimentos que devemos observar:
2.3.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
2.3.4 Com quem podemos compartilhar seus dados:
Sistema SCC – Sistema online para registro e consulta de certidões no Estado da Bahia;
Sistema Nacional de Informações de Registro Civil (Sirc) para comunicar registros de nascimento e casamento, conforme parágrafo § 3º do Art. 52 e Art. 75 parágrafo único, da LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973.;
Comunicado de falecimento para comunicar falecimento, conforme Art. 80, 12º, parágrafo único.;
Com o Ministério Público para enviar informações demandas pelo Ministério Público.;
Com a Fundação Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) para envio do mapa dos nascimentos, casamentos e óbitos ocorridos no trimestre, conforme Art. 49 da LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973.;
Com o Juiz competente para pedidos de registro, anotações, averbações ou retificações que demandem parecer de juiz competente.;
Com a Fast Sistemas para emissão de certidões, atos de balcão, lavratura de procurações e escrituras.
2.3.5 Seus direitos como titular dos dados pessoais tratados são:
2.3.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro Civil em referência.
Para emissão de certidões, 2 tipos de titulares estão envolvidos: a pessoa que informou os dados que constarão na certidão e a pessoa que irá solicitar a certidão.
Para o titular dono dos dados que serão emitidos na certidão, as informações de tratamento estão na seção acima, especialmente em “com quem podemos compartilhar seus dados”.
Ressaltamos que certidões em inteiro teor para terceiros, que conste no registro proteção à testemunha, adoção ou legitimação de filho e alteração de nome por transgêneros, serão emitidas somente com autorização judicial (Lei nº 6.015 de 31 de dezembro de 1973, em seus artigos: 45, 57 § 7º, 95; Lei nº 8.560 de 29 de dezembro de 1992, no artigo 6º e Provimento do CNJ nº 73 de 28 de junho de 2018, no artigo 5º).
Para o titular solicitante da certidão, os tratamentos de dados pessoais ocorrerão conforme abaixo:
2.4.1 Dados pessoais que coletamos:
Nome completo, vedada a utilização de abreviaturas;
Número do CPF;
Número do RG;
Naturalidade;
Nacionalidade;
Data de nascimento;
Domicílio e residência;
Telefone;
Endereço eletrônico (e-mail);
2.4.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II).
Seguem abaixo as principais leis e provimentos que devemos observar:
2.4.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
2.4.4 Com quem compartilhamos seus dados para esses tipos de serviços:
Solicitante de certidão para responder a solicitação de emissão de certidão, conforme Art. 16 da LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973.;
Com o Sistema SCC – Sistema online para registro e consulta de certidões no Estado da Bahia;
Selo Digital – Sistema do TJBA para emissão de DAJES e selos eletrônicos;
Fast Sistemas para emissão de certidões, atos de balcão, lavratura de procurações e escrituras.
2.4.5 Seus direitos como titular dos dados pessoais tratados são:
2.4.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro em referência.
3.1.1 Dados pessoais que coletamos:
3.1.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados são:
3.1.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
3.1.4 Com quem compartilhamos seus dados pessoais:
3.1.5 Seus direitos como titular dos dados pessoais tratados são:
3.1.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
4.1 Tratamento de dados de fornecedores
4.1.1 Dados pessoais que coletamos:
4.1.2 As hipóteses da LGPD (bases legais) nos permitem tratar esses dados são:
4.1.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
4.1.4 Com quem compartilhamos seus dados pessoais:
Com a Neta Contabilidade para fechamento fiscal e tributário.
4.1.5 Seus diretos como titular dos dados pessoais tratados são:
4.1.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
5.1. Avaliar esta Política de Privacidade;
5.2. Fornecer dados precisos e verdadeiros;
5.3. Informar sobre alterações de seus dados por intermédio de nossos canais de comunicação;
5.4. Não fornecer dados de terceiros;
5.5. Não tornar público dado pessoal informado em neste Serviço Notarial e Registral, salvo em caso de livre e espontânea vontade, tendo ciência que dados publicizados podem ser tratados sem o Consentimento do titular (LGPD, Art. 7º, I) do titular;
5.6. Responder por dados falsos, excessivos ou imprecisos que vier a fornecer, e pelos danos, diretos ou indiretos, que este Serviço Notarial e Registral possa causar, a si mesmo ou a terceiros.
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Nome: Marcos Alessandro Siqueira
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Versão 1, revisão 1, publicada em 18 de abril de 2024.
Elaborada pela equipe de privacidade da ITware Soluções em TI para o Cartório de Registro Civil das Pessoas Naturais com Funções Notariais do Município de Itaju do Colônia.
Revisada pelo Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Tabelionato, Marcos Siqueira, em 17 de abril de 2024.