POLÍTICA DE PRIVACIDADE
Índice
1. Introdução
2. Seção de clientes
2.1. Tratamento de dados para registro, anotação, averbação e retificação
2.2. Tratamento de dados para emissão de certidões
3- Seção de colaboradores e candidatos
3.1. Tratamento de dados de colaboradores
3.2. Tratamento de dados de candidatos à vaga de trabalho
4- Seção de fornecedores e terceirizados
5- Sobre as obrigações dos titulares
6- Sobre segurança e proteção de dados pessoais
7- Sobre alterações nesta Política
8- Nossos dados
9- Nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO)
10- Quero saber mais
1. Introdução
Esta Política de Privacidade (ou simplesmente “Política”), tem por objetivo esclarecer e tornar público o uso dos dados pessoais no Ofício de Registro Civil de Pessoas Naturais de Morro do Chapéu, em linguagem clara e acessível.
Para começar, vamos falar um pouco sobre o que é um cartório, também conhecido como serventia extrajudicial.
Os cartórios prestam à sociedade serviços notariais e de registro para garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos. Eles formalizam e conservam diversos atos importantes da vida em sociedade, tais como: nascimentos, casamentos e óbitos; escrituras, procurações, testamentos, divórcios e inventários; autenticações de cópias e reconhecimento de firmas; registros de imóveis; notificações e registro de documentos e de pessoas jurídicas; protestos de títulos e documentos de dívida, dentre outros.
Desta forma, os Registros Civis das Pessoas Naturais têm trabalhado com dados pessoais em benefício da sociedade desde 1º de janeiro de 1889, com a entrada em vigor do Decreto nº 9.886, de 7 de março de 1888, e seguem rígidos padrões para garantir a privacidade e a proteção dos dados pessoais a eles confiados.
Para facilitar a sua busca de informações, informe-nos o tipo de relacionamento que você tem conosco:
2. Seção de clientes do cartório
Estamos felizes com sua visita em nossa Política e em seu interesse em saber mais sobre como tratamos seus dados pessoais. Em nosso Registro Civil de Pessoas Naturais você pode:
- Registrar momentos e atos de sua vida para obter maior segurança jurídica;
- Anotar um novo ato posterior no último registro, como a anotação de casamento no registro de nascimento;
- Averbar um novo ato que modifica o registro, chamado de “averbação”,como averbar o divórcio no Assento de Casamento (inclusive o decorrente de sentença estrangeira), com a consequente emissão da certidão de casamento constando o divórcio; averbar o reconhecimento posterior de paternidade no Assento de Nascimento de criança registrada somente com a maternidade estabelecida; averbar o acréscimo ou a supressão de patronímico dos genitores em razão de divórcio, separação e morte respectivamente, dos genitores ou do outro cônjuge no Assento de Nascimento e/ou casamento; averbar a adoção, no Assento de Nascimento do Adotando, se maior de 18 anos etc.;
- E, por fim, você pode retificar, extrajudicialmente, um registro de Nascimento, Casamento ou Óbito, que é a correção de erros, para o que não se exige qualquer indagação, como erros de grafias, da ordem cronológica dos Assentos, número de Livro, Folha, Termo e naturalidade dos Registrados/Cônjuges/Falecidos dentre outros.
Os atos de registro, anotação, averbação e retificação podem ser realizados em diversos momentos da vida civil de uma pessoa natural, tais como:
- Certidões em geral;
- Registros em geral;
- Averbações e retificações;
No Ofício de Registro Civil também pode-se solicitar a emissão de certidões sobre os registros realizados.
Abaixo vamos explicar com detalhes como tratamos seus dados pessoais e quais são nossas obrigações durante a prestação de novos serviços.
2.1. Tratamento de dados para registro, anotação, averbação e retificação
2.1.1 Dados pessoais que coletamos:
- Dados de seu documento de identificação apresentado, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, nome de seu pai e de sua mãe;
- Dados de contato, que podem incluir: números de telefone residencial, comercial e/ou celular, endereço residencial, comercial e endereço eletrônico (e-mail);
- Dados de seu documento de identificação apresentado, que podem incluir: nome do cônjuge, foto do documento, CPF do cônjuge, RG do cônjuge;
- Dados de seu documento de identificação apresentado, que podem incluir: nome dos filhos, foto do documento, CPF dos filhos, RG dos filhos;
- Número do PIS;
- Título de eleitor;
- Carteira de trabalho;
- Dados biométricos;
- Escolaridade;
- Estado civil;
- Formação acadêmica;
- Empresa;
- Cargo;
- Renda;
- Transações bancárias;
2.1.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II). Seguem abaixo as principais leis e provimentos que devemos observar:
- LEI Nº 8.935, DE 18 DE NOVEMBRO DE 1994 (Lei dos Cartórios);
- LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973 (Dispõe sobre os registros públicos, e dá outras providências);
- ATO CONJUNTO Nº 5, DE 18 DE MARÇO DE 2019 Art. 1º É obrigatório o uso do selo de autenticidade por todos os Serviços Notariais e de Registro nos atos descritos no Anexo II deste Ato Conjunto, inclusive para aqueles isentos e gratuitos. Art. 16. As serventias que ainda não possuam infraestrutura de informática e de acesso à rede mundial de computadores deverão providenciá-la, visando a substituição gradativa e definitiva do selo físico pelo eletrônico até o consumo total dos seus estoques ou respeitada a data limite de 30 de junho de 2019, quando somente vigorará o selo de autenticidade na sua forma eletrônica para todos os atos praticados. Ao praticar atos notariais e registrais, as serventias baianas têm a obrigação legal de utilizar o Selo Digital de Fiscalização e transmitir o conjunto de informações dos atos imediatamente após sua lavratura para o Poder Judiciário.;
- PROVIMENTO CNJ Nº 50, DE 28 DE SETEMBRO DE 2015 (Dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais).
2.1.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
- Os registros são de guarda permanente; ou seja, nunca são apagados;
- As Declarações de Nascidos Vivos (DNV) e Guia de Declaração de Óbito (DO) são armazenadas por 1 (um) ano;
- Os documentos de retificações e averbações ficam armazenados por 5 (cinco) anos;
- Esses prazos foram estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos do PROVIMENTO CNJ Nº 50, DE 28 DE SETEMBRO DE 2015, que pode ser consultada clicando aqui.
2.1.4 Com quem podemos compartilhar seus dados:
- Sistema SCC – Sistema online para registro e consulta de certidões no Estado da Bahia;
- Sistema Nacional de Informações de Registro Civil (Sirc) para comunicar registros de nascimento e casamento, conforme parágrafo § 3º do Art. 52 e Art. 75 parágrafo único, da LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973;
- Comunicação de falecimento para comunicar falecimento, conforme Art. 80, 12º, parágrafo único;
- Ministério público para enviar informações demandas pelo Ministério Público;
- Fundação Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística para envio do mapa dos nascimentos, casamentos e óbitos ocorridos no trimestre, conforme Art. 49 da LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973;
- Juiz competente para pedidos de registro, anotações, averbações ou retificações que demandem parecer de juiz competente;
2.1.5 Seus direitos como titular dos dados pessoais tratados são:
- Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I);
- Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II);
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III);
- Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII);
2.1.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
- Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro Civil em referência.
2.2. Tratamento de dados para emissão de certidões
Para emissão de certidões, 2 tipos de titulares estão envolvidos: a pessoa que informou os dados que constarão na certidão e a pessoa que irá solicitar a certidão.
Para o titular dono dos dados que serão emitidos na certidão, as informações de tratamento estão na seção acima, especialmente em “com quem podemos compartilhar seus dados”.
Ressaltamos que certidões em inteiro teor para terceiros, que conste no registro proteção à testemunha, adoção ou legitimação de filho e alteração de nome por transgêneros, serão emitidas somente com autorização judicial (Lei nº 6.015 de 31 de dezembro de 1973, em seus artigos: 45, 57 § 7º, 95; Lei nº 8.560 de 29 de dezembro de 1992, no artigo 6º e Provimento do CNJ nº 73 de 28 de junho de 2018, no artigo 5º).
Para o titular solicitante da certidão, os tratamentos de dados pessoais ocorrerão conforme abaixo:
2.2.1 Dados pessoais que coletamos:
- Nome completo, vedada a utilização de abreviaturas;
- Número do CPF;
- Número do RG;
- Nacionalidade;
- Nacionalidade;
- Data de nascimento;
- Domicílio e residência;
- Telefone;
- Endereço eletrônico.
2.2.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II). Seguem abaixo as principais leis e provimentos que devemos observar:
- LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l6015compilada.html;
- PROVIMENTO Nº 61 DE 17/10/2017 (Dispõe sobre a obrigatoriedade de informação do número do Cadastro de Pessoa Física (CPF), do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e dos dados necessários à completa qualificação das partes nos feitos distribuídos ao Poder Judiciário e aos serviços extrajudiciais em todo o território nacional).
- LEI Nº 8.560, DE 29 DE DEZEMBRO DE 1992. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8560.html;
- PROVIMENTO N. 73, DE 28 DE JUNHO DE 2018. https://www.cnj.jus.br/wp-content/uploads/2018/06/434a36c27d599882610e933b8505d0f0.pdf.
2.2.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
- Os documentos que instruem processos ficam armazenados por 5 (cinco) anos.
2.2.4 Com quem compartilhamos seus dados para esses tipos de serviços:
- Com o solicitante de certidão para responder a solicitação de emissão de certidão, conforme Art. 16 da LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973;
- Com o Sistema SCC – Sistema online para registro e consulta de certidões no Estado da Bahia;
- Com o Selo digital – Sistema do TJBA para emissão de DAJES e selos eletrônicos;
2.2.5 Seus direitos como titular dos dados pessoais tratados são:
- Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I);
- Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II);
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III);
- Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII).
2.2.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
- Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro Civil em referência.
3. Seção de colaboradores e candidatos
3.1. Tratamento de dados de candidatos à vaga de trabalho
3.1.1 Dados pessoais que coletamos:
- Dados de seu documento de identificação, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, nome de seu pai e de sua mãe;
- Dados de contato, que podem incluir: números de telefone residencial e/ou celular, endereço residencial e endereço eletrônico (e-mail);
- Formação acadêmica;
- Empresa;
- Cargo;
- Escolaridade;
- Estado civil;
3.1.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II). Seguem abaixo as principais leis e provimentos que devemos observar:
- DECRETO-LEI Nº 5.452, DE 1º DE MAIO DE 1943 (CLT);
- PORTARIA Nº 1.195, DE 30 DE OUTUBRO DE 2019 (Disciplina o registro de empregados e a anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social em meio eletrônico, e dá outras providências);
- LEI No 4.923, DE 23 DE DEZEMBRO DE 1965 (Institui o Cadastro Permanente das Admissões e Dispensas de Empregados);
- PORTARIA Nº 1.127, DE 14 DE OUTUBRO DE 2019 (Define as datas e condições em que as obrigações de prestação de informações pelo empregador nos sistemas CAGED e RAIS serão substituídas pelo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial).
3.1.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
Cada tipo de documento relativo à contratação tem um tempo de guarda diferente. De modo geral as leis exigem:
- Documentos de desligamento da empresa: 2 anos;
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): 3 anos;
- Documentos de folha de pagamento e sistemas: 10 anos;
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO): 20 anos;
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): 20 anos;
- Documentos trabalhistas e previdenciários: 30 anos;
- Contrato de trabalho e livro ou ficha de registro do funcionário: indeterminado;
- Demais documentos: 5 anos.
3.1.4 Com quem compartilhamos seus dados pessoais:
- Google envio e recebimento de e-mails.
3.1.5 Seus direitos como titular dos dados pessoais tratados são:
- Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I);
- Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II);
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III);
- Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII);
- Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa (LGPD, art. 18, VIII) em caso de benefícios não obrigatórios;
- Revogação do consentimento (art. 18, IX) em caso de benefícios não obrigatórios;
- Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados (art. 18, IV), em caso de benefícios não obrigatórios;
- Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular (art. 18, VI), em caso de benefícios não obrigatórios.
3.1.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
- Fale diretamente com o responsável pelos recursos humanos de sua serventia, OU
- Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro Civil em referência.
4. Seção de fornecedores e terceirizados
4.1 Tratamento de dados de fornecedores
4.1.1 Dados pessoais que coletamos:
- Dados de seu documento de identificação, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, nome de seu pai e de sua mãe;
- Dados de contato, que podem incluir: números de telefone comercial e/ou celular, endereço comercial e endereço eletrônico (e-mail);
- Naturalidade;
- Nacionalidade;
- Estado civil;
- Empresa;
- Cargo;
- Renda;
- Dados bancários;
- Dados de transações bancárias (pagamentos).
4.1.2 As hipóteses da LGPD (bases legais) nos permitem tratar esses dados são:
- Execução ou preparação contratual (art. 7, V), de acordo com a LEI Nº 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002 (Institui o Código Civil.)
- Exercício regular de direitos (art. 7, VI), de acordo com a LEI Nº 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002 (Institui o Código Civil.) e EMBARGOS DE DIVERGÊNCIA EM RESP. Nº 1.281.594 – SP (2011/0211890-7).
4.1.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
- Os dados referentes a contratos com o Ofício de Registro Civil são armazenados por 10 (dez) anos para permitir o exercício regular de direitos.
4.1.4 Com quem compartilhamos seus dados pessoais:
- Com a Neta Contabilidade para fechamento fiscal e tributário.
4.1.5 Seus diretos como titular dos dados pessoais tratados são:
- Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I);
- Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II);
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III);
- Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII).
4.1.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
- Fale diretamente com o Oficial de Registro Civil responsável, OU
- Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro Civil em referência.
5. Sobre as obrigações dos titulares
5.1. Avaliar esta Política de Privacidade;
5.2. Fornecer dados precisos e verdadeiros;
5.3. Informar sobre alterações de seus dados por intermédio de nossos canais de comunicação;
5.4. Não fornecer dados de terceiros;
5.5. Não tornar público dado pessoal informado em nosso Ofício de Registro Civil, salvo em caso de livre e espontânea vontade, tendo ciência que dados publicizados podem ser tratados sem o Consentimento do titular (LGPD, Art. 7º, I) do titular;
5.6. Responder por dados falsos, excessivos ou imprecisos que vier a fornecer, e pelos danos, diretos ou indiretos, que isso pode causar ao Ofício de Registro Civil, a si mesmo ou a terceiros.
6. Sobre segurança e proteção de dados pessoais
6.1 O Ofício de Registro Civil de Pessoas Naturais de Morro do Chapéu armazena dados pessoais em repositórios protegidos e realiza cópias de salvaguarda periodicamente, garantindo a disponibilidade dos dados;
6.2 Todo o tráfego online de dados pessoais é realizado por canais criptografados;
6.3 Todos os dispositivos que usamos no acesso de dados pessoais são protegidos por softwares de segurança que garantem a confidencialidade e integridade dos dados;
6.4 Todos os dados pessoais em meios físicos (papeis) são armazenados em locais controlados (trancados e com controle de acesso), garantindo que apenas o pessoal autorizado tenha acesso a eles;
6.5 Os operadores escolhidos para o processamento são empresas com políticas de segurança e salvaguarda, garantindo a proteção dos dados pessoais.
6.2 Todo o tráfego online de dados pessoais é realizado por canais criptografados;
6.3 Todos os dispositivos que usamos no acesso de dados pessoais são protegidos por softwares de segurança que garantem a confidencialidade e integridade dos dados;
6.4 Todos os dados pessoais em meios físicos (papeis) são armazenados em locais controlados (trancados e com controle de acesso), garantindo que apenas o pessoal autorizado tenha acesso a eles;
6.5 Os operadores escolhidos para o processamento são empresas com políticas de segurança e salvaguarda, garantindo a proteção dos dados pessoais.
7. Sobre alterações nesta Política
7.1 Podemos atualizar esta política sempre que necessário, mantendo-a neste link.
7.2 As alterações não serão comunicadas ao titular, portanto, você deve verificar esta Política periodicamente ou sempre que tiver dúvidas.
7.2 As alterações não serão comunicadas ao titular, portanto, você deve verificar esta Política periodicamente ou sempre que tiver dúvidas.
8. Nossos dados:
Cartório de Registro Civil das Pessoas Naturais do Município de Ibicuí
CNPJ n° 45.564.308/0001-06
Praça 15 de novembro, nº 241,
Centro, Ibicuí/BA
CEP.: 45.290-000
Horário do Expediente: de segunda a sexta-feira das 8h às 17h.
Telefones de contato: (74) 3653-2353/(74) 9 8807-2353.
E-mails: rcpnitororo@gmail.com
CNPJ n° 45.564.308/0001-06
Praça 15 de novembro, nº 241,
Centro, Ibicuí/BA
CEP.: 45.290-000
Horário do Expediente: de segunda a sexta-feira das 8h às 17h.
Telefones de contato: (74) 3653-2353/(74) 9 8807-2353.
E-mails: rcpnitororo@gmail.com
9. Nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO):
10. Quero saber mais.
Para maiores informações favor entrar em contato pelo canal Fale com o Encarregado – DPO.
Dados desta versão:
Versão 1, revisão 2, publicada em 01 de março de 2024.
Elaborada pela equipe de privacidade da ITware Soluções em TI para o Cartório de Registro Civil das Pessoas Naturais do Município de Ibicuí.
Revisada pelo Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Ofício de Registro, Marcos Siqueira, em 01 de março de 2024.
