POLÍTICA DE PRIVACIDADE
Índice
1. Introdução
2. Seção de clientes
2.1. Tratamento de dados para registro, anotação, averbação e retificação
2.2. Tratamento de dados para emissão de certidões
3- Seção de colaboradores e candidatos
3.1. Tratamento de dados de colaboradores
3.2. Tratamento de dados de candidatos à vaga de trabalho
4- Seção de fornecedores e terceirizados
5- Sobre as obrigações dos titulares
6- Sobre segurança e proteção de dados pessoais
7- Sobre alterações nesta Política
8- Nossos dados
9- Nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO)
10- Quero saber mais
1. Introdução
Esta Política de Privacidade (ou simplesmente “Política”), tem por objetivo esclarecer e tornar público o uso dos dados pessoais no Ofício de Registro de Imóveis de Laguna/SC, em linguagem clara e acessível.
Para começar, falaremos um pouco sobre o que é um cartório, também conhecido como serventia extrajudicial.
Os cartórios prestam à sociedade serviços notariais e de registro para garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos. Eles formalizam e conservam diversos atos importantes da vida em sociedade, tais como: nascimentos, casamentos e óbitos; escrituras, procurações, testamentos, divórcios e inventários; autenticações de cópias e reconhecimento de firmas; registros de imóveis; notificações e registro de documentos e de pessoas jurídicas; protestos de títulos e documentos de dívida, dentre outros.
Desta forma, os Registros de Imóveis trabalham com dados pessoais em benefício da sociedade desde 24 de setembro de 1864, instituído pela Lei 1.237, de 24.09.1864, e seguem rígidos padrões para garantir a privacidade e a proteção dos dados pessoais a eles confiados.
Para facilitar a sua busca de informações, informe-nos o tipo de relacionamento que você tem conosco:
2. Seção de usuários do serviço (apresentante/requerente/interessado)
Estamos felizes com sua visita em nossa Política e seu interesse em saber mais sobre como tratamos seus dados pessoais. Em nosso Registro de Imóveis você pode ter acesso aos seguintes serviços entre outros:
- Solicitar certidão da matricula de um imóvel: caracteriza e individualiza o imóvel, por meio de sua localização e descrição. É nesse documento que constam tanto o registro como as averbações que expõem a situação legal do imóvel;.
- Averbar um ato na matrícula de um imóvel: anotar informação que modifica o conteúdo original do documento por acrescentar a ele novas informações referentes ao próprio imóvel ou seus proprietários.
- Registrar um ato na matrícula do imóvel: registrar a transmissões, doações, partilhas de bens, isto é, todas as transações que envolvem o imóvel.
- Retificar um registro: procedimento que pode ser judicial ou extrajudicial com a finalidade de corrigir erros, omissões e imperfeições que, porventura, existam na descrição do imóvel ou nos dados das pessoas que constam no registro.
Os atos acima podem ser realizados por diversos motivos, entre eles:
- Pela instituição do bem de família;
- Por hipotecas legais, judiciais e convencionais;
- Por contratos de locação de prédios;
- Pela penhora, arresto e sequestro de imóveis;
- Pelas convenções antenupciais;
- Pela extinção do ônus;
- Por contratos de promessa de compra e venda;
- Por decisões jurídicas.
No Ofício de Registro de Imóveis também pode ser solicitado o registro dos loteamentos urbanos e rurais e das incorporações, instituições e convenções de condomínio.
Abaixo vamos explicar com detalhes como tratamos seus dados pessoais e quais são nossas obrigações durante a prestação de novos serviços.
2.1. TRATAMENTO DE DADOS PARA MATRÍCULA, REGISTRO, AVERBAÇÃO E RETIFICAÇÃO
2.1.1 Dados pessoais que coletamos:
- Dados de seu documento de identificação apresentado, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, nome de seu pai e de sua mãe;
- Dados de contato, que podem incluir: números de telefone residencial, comercial e/ou celular, endereço residencial e endereço eletrônico (e-mail).
- Dados de pagamentos dos serviços solicitados.
2.1.2 A hipótese da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (base legal) que nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II). Seguem abaixo as principais leis e provimentos que devemos observar:
- LEI Nº 8.935, DE 18 DE NOVEMBRO DE 1994 (Lei dos Cartórios);
- LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973 (Dispõe sobre os registros públicos, e dá outras providências);
- CÓDIGO DE NORMAS DA CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DE SANTA CATARINA;
- PROVIMENTO CNJ Nº 50, DE 28 DE SETEMBRO DE 2015 (Dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais);
- Lei Federal 12.965/2014 (Marco Civil da Internet);
- Provimento 24/2021 da CGJSC;
- Circular 104/2021 da CGJSC.
2.1.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
- Os registros são de guarda permanente, ou seja, nunca são apagados;
- Os documentos públicos ou particulares e as solicitações apresentados na via digital ficam armazenados de forma permanente;
- Os documentos públicos ou particulares e as solicitações apresentados na via original e física não retirados pelos pelo apresentante ou interessado ficam armazenados por 5 (cinco) anos após o cancelamento da prenotação;
- Os documentos públicos ou particulares e as solicitações apresentados na via original e física não retirados pelos pelo apresentante ou interessado ficam armazenados por 1 (um) ano após o registro e digitalização;
- Memorial, planta de loteamentos e incorporação imobiliária, bem como ordem de indisponibilidade de bens são de guarda permanente;
- Esses prazos foram estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos do PROVIMENTO CNJ Nº 50, DE 28 DE SETEMBRO DE 2015, que pode ser consultada clicando aqui.
2.1.4 Com quem podemos compartilhar seus dados:
- Com o Colégio Registral Imobiliário de Santa Catarina, por intermédio do sistema online Central Eletrônica de Registro de Imóveis do Estado de Santa Catarina, no link: https://central.centralrisc.com.br/.
- Serviço de Atendimento Eletrônico Compartilhado – SAEC, no link: https://www.registradores.onr.org.br, com o CORI/BR, para alimentação e funcionamento do portal https://www.registrodeimoveis.onr.org.br/;
- Com a Associação dos Registradores Imobiliários de São Paulo – ARISP, para alimentação e funcionamento da Central Nacional de Indisponibilidade de Bens – CNIB, prevista no Provimento CNJ 39/2014; e com o Operador Nacional do Serviço Eletrônico de Imóveis – ONR, para alimentação e funcionamento do seu Portal SAEC – Serviço de Atendimento Eletrônico Compartilhado;
- Emissão de certidões para terceiros, de acordo com a Lei nº 6.015 de 31 de dezembro de 1973, no artigo 16, 1º e 2º;
- Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina em função da obrigação de comunicação dos atos inscritos prevista no art. 518 e ss. do Código de Normas, através do selo digital de fiscalização;
- Receita Federal através da DOI – Declaração de Operações Imobiliárias;
- Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária – INCRA, de acordo com o § 7o do artigo 22 da Lei n° 4.947, de 06 de abril de 1966 e no artigo 4°, do Decreto n° 4.449, de 30 de outubro de 2002;
- Sistema de Controle de Atividades Financeiras – SISCOAF, de acordo com o Provimento nº 88/2019 do CNJ;
- Secretaria do Patrimônio da União – SPU, pela emissão da Declaração Sobre Operações Imobiliárias em Terrenos da União – DOITU prevista no art. 3º-A da Decreto-lei 2.398/1987;
- Com a empresa que fornece o sistema informatizado de automação dos serviços registrais e de assessoria em TI.
2.1.5 Seus diretos como titular dos dados pessoais tratados são:
- Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I);
- Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II);
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III);
- Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII);
- Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a Lei;
- Eliminação de alguns de seus dados pessoais, como e-mail e telefone informados para manutenção de comunicação durante a tramitação de protocolo (não é possível a eliminação de dados pessoais utilizados em atos lavrados nos livros de registro pois sua manutenção e publicização constitui a base do sistema e decorrem de estrito cumprimento de obrigação legal da Serventia;
- Informação das entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados, exceto eventuais comunicações ao COAF, em razão do sigilo imposto pelo art. 18 do Provimento CNJ 88/2019;
- Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento, nos casos em que deve ser colhido, e sobre as consequências da negativa;
- Revogação do consentimento para o tratamento dos dados não vinculados ou obrigatórios à atividade registral.
2.1.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
- Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro em referência.
2.2. Tratamento de dados para emissão de certidões
Para emissão de certidões, podem estar envolvidos 3 (três) categorias de titulares: a pessoa que fez de fato a solicitação da certidão; a pessoa onde os dados constarão no recibo (informados pelo solicitante) e a proprietária ou detentora de algum direito sobre imóvel em que será emitida a certidão.
Para o titular dono dos dados que constarão com a emissão da certidão, as informações de tratamento estão na seção acima, especialmente em “com quem podemos compartilhar seus dados”.
Para o titular solicitante da certidão ou titular informado pelo solicitante, os tratamentos de dados pessoais ocorrerão conforme abaixo:
2.2.1 Dados pessoais que coletamos:
- Nome completo, vedada a utilização de abreviaturas;
- Número do CPF;
- Nacionalidade;
- Estado civil, existência de união estável;
- Filiação;
- Profissão;
- Domicílio e residência;
- Endereço eletrônico.
2.2.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II). Seguem abaixo as principais leis e provimentos que devemos observar:
- PROVIMENTO Nº 61 DE 17/10/2017 (Dispõe sobre a obrigatoriedade de informação do número do Cadastro de Pessoa Física (CPF), do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e dos dados necessários à completa qualificação das partes nos feitos distribuídos ao Poder Judiciário e aos serviços extrajudiciais em todo o território nacional).
2.2.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
- Os documentos que instruem processos ficam armazenados por 5 (cinco) anos.
2.2.4 Com quem compartilhamos seus dados para esses tipos de serviços:
- Com o titular dono dos dados, de acordo com a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (LGPD), no artigo 18, VII;
- Com terceiros com autorização judicial;
- Com o Ministério Público da União (MPU) ou dos estados (MPE);
- Com órgãos do Poder Judiciário.
2.2.5 Seus direitos como titular dos dados pessoais tratados são:
- Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I);
- Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II);
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III);
- Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII).
2.2.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
- Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro em referência.
3. Seção de colaboradores
3.1. Tratamento de dados de colaboradores
3.1.1 Dados pessoais que coletamos:
- Matrícula;
- Dados de seu documento de identificação, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, nome de seu pai e de sua mãe;
- Dados de contato, que podem incluir: números de telefone residencial e/ou celular, endereço residencial e endereço eletrônico (e-mail);
- Título de eleitor;
- Carteira de trabalho;
- Número do PIS;
- Dado biométrico;
- Estado Civil;
- Exame médico;
- Atestado médico;
- Controle de presença;
- Formação acadêmica;
- Escolaridade;
- Cargo;
- Renda;
- Conta corrente;
- Transações bancárias;
- Nome do cônjuge;
- Dados de identificação do cônjuge, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, filiação.
- Dados de identificação dos filhos e/ou dependentes legais, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, filiação.
3.1.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II). Seguem abaixo as principais leis e provimentos que devemos observar:
- DECRETO-LEI Nº 5.452, DE 1º DE MAIO DE 1943 (CLT);
- PORTARIA Nº 1.195, DE 30 DE OUTUBRO DE 2019 (Disciplina o registro de empregados e a anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social em meio eletrônico, e dá outras providências);
- LEI No 4.923, DE 23 DE DEZEMBRO DE 1965 (Institui o Cadastro Permanente das Admissões e Dispensas de Empregados);
- PORTARIA Nº 1.127, DE 14 DE OUTUBRO DE 2019 (Define as datas e condições em que as obrigações de prestação de informações pelo empregador nos sistemas CAGED e RAIS serão substituídas pelo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial).
3.1.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
Cada tipo de documento relativo à contratação tem um tempo de guarda diferente. De modo geral as leis exigem:
- Documentos de desligamento da empresa: 2 anos;
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): 3 anos;
- Documentos de folha de pagamento e sistemas: 10 anos;
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO): 20 anos;
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): 20 anos;
- Documentos trabalhistas e previdenciários: 30 anos;
- Contrato de trabalho e livro ou ficha de registro do funcionário: indeterminado;
- Demais documentos: 5 anos.
3.1.4 Com quem compartilhamos seus dados pessoais:
- Com a Contabilidade ORPROCON EMPRESA CONTÁBIL LTDA, para fechamento da folha de pagamento e demais obrigações trabalhistas e previdenciárias;
- Ministério do Trabalho e Previdência para cumprimento das obrigações de prestação de informações pelo empregador no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial;
- Caixa Econômica Federal para troca de informações relacionadas ao FGTS com o uso do canal eletrônico Conectividade Social;
- Com SODEXO PASS DO BRASIL SERVIÇOS E COMÉRCIO S.A, para oferecer cartão de alimentação e/ou refeição ao colaborador;
- Com Associação Saúde Conceição para oferecer Plano de Saúde e Odontológico ao colaborador;
- Diante da atual vacância do Cartório, dados pessoais dos colaboradores, colhidos após o processo seletivo, em seu documento de identificação, CPF, comprovante de residência, declarações, certidões e resultado de consulta em qualificação cadastral, no portal do E-Social, são informados à Egrégia Corregedoria Geral da Justiça por ocasião do pedido de autorização das suas contratações, em cumprimento ao inciso I do artigo 466-E e 466-G do Código de Normas.
3.1.5 Seus direitos como titular dos dados pessoais tratados são:
- Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I);
- Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II);
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III);
- Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII);
- Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa (LGPD, art. 18, VIII) em caso de benefícios não obrigatórios;
- Revogação do consentimento (art. 18, IX) em caso de benefícios não obrigatórios;
- Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados (art. 18, IV), em caso de benefícios não obrigatórios;
- Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular (art. 18, VI), em caso de benefícios não obrigatórios.
3.1.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
- Fale diretamente com o responsável pelos recursos humanos de sua serventia, OU
- Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro.
3.2. Tratamento de dados de candidatos à vaga de trabalho
3.2.1 Dados pessoais que coletamos:
- Dados de seu documento de identificação, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, nome de seu pai e de sua mãe;
- Dados de contato, que podem incluir: números de telefone residencial e/ou celular, endereço residencial e endereço eletrônico (e-mail);
- Formação acadêmica;
- Escolaridade;
- Dados de empregos anteriores.
3.2.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados são:
- Execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados (LGPD, art. 7, V).
3.2.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
- Os dados são eliminados ao final de cada processo seletivo, ou seja, assim que a vaga é preenchida.
3.2.4 Com quem compartilhamos seus dados pessoais:
- Com o servidor de hospedagem de domínio para utilização das ferramentas de colaboração e envio e recebimento de e-mails.
3.2.5 Seus direitos como titular dos dados pessoais tratados são:
- Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I).
- Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II).
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III);
- Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados (art. 18, IV);
- Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII).
3.2.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
- Fale diretamente com o responsável pelo processo de seleção, que você está participando, OU
- Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro.
4. Seção de fornecedores e terceirizados
4.1 Tratamento de dados de fornecedores
4.1.1 Dados pessoais que coletamos:
- Dados de seu documento de identificação, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, nome de seu pai e de sua mãe;
- Dados de contato, que podem incluir: números de telefone comercial, residencial e/ou celular, endereço comercial e endereço eletrônico (e-mail);
- Dados bancários;
- Dados de transações bancárias (pagamentos).
4.1.2 As hipóteses da LGPD (bases legais) nos permitem tratar esses dados são:
- Execução ou preparação contratual (art. 7, V), de acordo com a LEI Nº 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002 (Institui o Código Civil.)
- Exercício regular de direitos (art. 7, VI), de acordo com a LEI Nº 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002 (Institui o Código Civil.) e EMBARGOS DE DIVERGÊNCIA EM RESP. Nº 1.281.594 – SP (2011/0211890-7).
4.1.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?
- Os dados referentes a contratos com o Ofício de Registro são armazenados por 10 (dez) anos para permitir o exercício regular de direitos.
4.1.4 Com quem compartilhamos seus dados pessoais:
- Com a empresa fornecedora do Sistema de Automação Cartorária, para fechamento fiscal e tributário.
4.1.5 Seus diretos como titular dos dados pessoais tratados são:
- Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I);
- Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II);
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III);
- Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII).
4.1.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?
- Fale diretamente com o Oficial de Registro responsável pelo seu contrato ou clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro.
5. Sobre as obrigações dos titulares
5.1. Avaliar esta Política de Privacidade;
5.2. Fornecer dados precisos e verdadeiros;
5.3. Informar sobre alterações de seus dados por intermédio de nossos canais de comunicação;
5.4. Não fornecer dados de terceiros;
5.5. Não tornar público dado pessoal informado em nosso Ofício de Registro, salvo em caso de livre e espontânea vontade, tendo ciência que dados publicizados podem ser tratados sem o Consentimento do titular (LGPD, Art. 7º, I) do titular;
5.6. Responder por dados falsos, excessivos ou imprecisos que vier a fornecer, e pelos danos, diretos ou indiretos, que isso pode causar ao Ofício de Registro, a si mesmo ou a terceiros.
6. Sobre segurança e proteção de dados pessoais
6.1 O Ofício de Registro armazena dados pessoais em repositórios protegidos e realiza cópias de salvaguarda periodicamente, garantindo a disponibilidade dos dados;
6.2 Todo o tráfego online de dados pessoais é realizado por canais criptografados;
6.3 Todos os dispositivos que usamos no acesso de dados pessoais são protegidos por softwares de segurança que garantem a confidencialidade e integridade dos dados;
6.4 Todos os dados pessoais em meios físicos (papeis) são armazenados em locais controlados (trancados e com controle de acesso), garantindo que apenas o pessoal autorizado tenha acesso a eles;
6.5 Os operadores escolhidos para o processamento são empresas com políticas de segurança e salvaguarda, garantindo a proteção dos dados pessoais.
6.2 Todo o tráfego online de dados pessoais é realizado por canais criptografados;
6.3 Todos os dispositivos que usamos no acesso de dados pessoais são protegidos por softwares de segurança que garantem a confidencialidade e integridade dos dados;
6.4 Todos os dados pessoais em meios físicos (papeis) são armazenados em locais controlados (trancados e com controle de acesso), garantindo que apenas o pessoal autorizado tenha acesso a eles;
6.5 Os operadores escolhidos para o processamento são empresas com políticas de segurança e salvaguarda, garantindo a proteção dos dados pessoais.
7. Sobre alterações nesta Política
7.1 Podemos atualizar esta política sempre que necessário, mantendo-a neste link.
7.2 As alterações não serão comunicadas ao titular, portanto, você deve verificar esta Política periodicamente ou sempre que tiver dúvidas.
7.2 As alterações não serão comunicadas ao titular, portanto, você deve verificar esta Política periodicamente ou sempre que tiver dúvidas.
8. Nossos dados:
OFÍCIO DE REGISTRO DE IMÓVEIS DE LAGUNA/SC
CNPJ n°: 83.563.858/0001-91
RUA CORONEL FERNANDES MARTINS, Nº 470, SALA 201,
CENTRO EXECUTIVO MILENIUM, BAIRRO PROGRESSO, LAGUNA/SC.
Horário: De 2ª a 6ª feira, das 9h às 12h e das 14h às 18h.
Telefone: (48) 3644-6040
9. Nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO):
10. Quero saber mais.
Para maiores informações favor entrar em contato pelo canal Fale com o Encarregado – DPO.
Dados desta versão:
Versão 1, revisão 1, publicada em 27 de janeiro de 2022
Elaborada pela equipe de privacidade da ITware Soluções em TI para o Ofício de Registro de Imóveis da Comarca de Laguna – SC
Revisada pelo Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Ofício de Registro, Marcos Siqueira, em 27 de janeiro de 2022.
Revisada pela Interina em 01 de junho de 2022.
