Para emissão de certidões, dois tipos de titulares estão envolvidos: a pessoa que informou os dados que constarão na certidão e a pessoa que irá solicitar a certidão.

Para o titular dono dos dados que serão emitidos na certidão, as informações de tratamento estão na seção acima, especialmente em “com quem podemos compartilhar seus dados”.

Ressaltamos que certidões em inteiro teor para terceiros, que conste no registro proteção à testemunha, adoção ou legitimação de filho e alteração de nome por transgêneros, serão emitidas somente com autorização judicial (Lei nº 6.015 de 31 de dezembro de 1973, em seus artigos: 45, 57 § 7º, 95; Lei nº 8.560 de 29 de dezembro de 1992, no artigo 6º e Provimento do CNJ nº 73 de 28 de junho de 2018, no artigo 5º).

Para o titular solicitante da certidão, os tratamentos de dados pessoais ocorrerão conforme abaixo:

2.2.1 Dados pessoais que coletamos:

• Nome completo, vedada a utilização de abreviaturas; 
•  Número do CPF; 
• Número do RG;
•  Nacionalidade; 
•  Estado civil, existência de união estável;
•  Filiação; 
• Profissão; 
•  Domicílio e residência; 
•  Telefone;
• Endereço eletrônico.

2.2.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II). Seguem abaixo as principais leis e provimentos que devemos observar:

•  PROVIMENTO Nº 61 DE 17/10/2017 (Dispõe sobre a obrigatoriedade de informação do número do Cadastro de Pessoa Física (CPF), do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e dos dados necessários à completa qualificação das partes nos feitos distribuídos ao Poder Judiciário e aos serviços extrajudiciais em todo o território nacional).

2.2.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?

•  Os documentos que instruem processos ficam armazenados por 5 (cinco) anos.

2.2.4 Com quem compartilhamos seus dados para esses tipos de serviços:

•  Com o titular dono dos dados, de acordo com a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (LGPD),no artigo 18, VII;
• Com terceiros com autorização judicial;
•  Com o Ministério Público da União (MPU) ou dos estados (MPE);
• Com órgãos do Poder Judiciário.

2.2.5 Seus direitos como titular dos dados pessoais tratados são:

•  Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I);
•  Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II);
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III);
•  Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII).

2.2.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?

Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro Civil em referência.

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Aos notários compete formalizar juridicamente a vontade das partes; intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam ou queiram dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados, conservando os originais e expedindo cópias fidedignas de seu conteúdo; autenticar fatos. Aos tabeliães de notas compete com exclusividade: lavrar escrituras e procurações, públicas; lavrar testamentos públicos e aprovar os cerrados; lavrar atas notariais; reconhecer firmas; autenticar cópias. Em nosso cartório prestamos os seguintes serviços desta forma:

• Apostila de Haia;
• Autenticação;
• Comunicação de venda de veículos;
• Emissão de certidões;
• Reconhecimento de firma.
• Atas notariais;
• Escritura;
• Procuração;
• Substabelecimento;
• Testamento.

2.3.1 Dados pessoais que coletamos:

• Dados de seu documento de identificação apresentado, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, nome de seu pai e de sua mãe;
• Dados de contato, que podem incluir: números de telefone residencial, comercial e/ou celular, endereço residencial e endereço eletrônico (e-mail).
• Dados de pagamentos dos serviços solicitados.

2.3.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II). Seguem abaixo as leis e provimentos que devemos observar:

• a) DECRETO Nº 93.240, DE 9 DE SETEMBRO DE 1986 (Regulamenta a Lei nº 7.433, de 18 de dezembro de 1985, que “dispõe sobre os requisitos para a lavratura de escrituras públicas e dá outras providências”);
• b) LEI COMPLEMENTAR ESTADUAL Nº 705, DE 21 DE SETEMBRO DE 2017 (Dispõe sobre a comunicação, por parte dos tabelionatos de notas, ao Departamento Estadual de Trânsito [DETRAN], nos casos de transferência de propriedade de veículos automotores);
• c) LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973 (Dispõe sobre os registros públicos, e dá outras providências);
• d) LEI Nº 7.433, DE 18 DE DEZEMBRO DE 1985 (Dispõe sobre os requisitos para a lavratura de escrituras públicas e dá outras providências);
• e) LEI Nº 8.935, DE 18 DE NOVEMBRO DE 1994 (Lei dos Cartórios);
• f) LEI Nº 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002 (Código Civil Brasileiro);
• g) LEI Nº 13.105, DE 16 DE MARÇO DE 2015 (Código de Processo Civil Brasileiro); 
• h) PROVIMENTO CNJ Nº 18, DE 12 DE NOVEMBRO DE 20212 (Dispõe sobre a instituição e funcionamento da Central Nacional de Serviços Eletrônicos Compartilhados – CENSEC);
• i) PROVIMENTO CNJ Nº 45, DE 13 DE MAIO DE 2015 (Revoga o Provimento 34 de 09/07/2013 e Orientação 6 de 25/11/2013 e consolida normas relativas à manutenção e escrituração dos livros Diário Auxiliar, Visitas e Correições e Controle de Depósito Prévio pelos titulares de delegações e responsáveis interinos do serviço extrajudicial de notas e registros públicos, e dá outras providências);
• j) PROVIMENTO CNJ Nº 50, DE 28 DE SETEMBRO DE 2015 (Dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais);
• k) PROVIMENTO Nº 61, DE 17 DE OUTUBRO DE 2017 (Dispõe sobre a obrigatoriedade de informação do número do Cadastro de Pessoa Física (CPF), do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e dos dados necessários à completa qualificação das partes nos feitos distribuídos ao Poder Judiciário e aos serviços extrajudiciais em todo o território nacional);
• l) PROVIMENTO CNJ Nº 62, DE 14 DE NOVEMBRO DE 2017 (Dispõe sobre a uniformização dos procedimentos para a aposição de apostila, no âmbito do Poder Judiciário, da Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, celebrada na Haia, em 5 de outubro de 1961 [Convenção da Apostila]);
• m) PROVIMENTO CNJ Nº 88, DE 1º DE OUTUBRO DE 2019 (Dispõe sobre a política, os procedimentos e os controles a serem adotados pelos notários e registradores visando à prevenção dos crimes de lavagem de dinheiro, previstos na Lei n. 9.613, de 3 de março de 1998, e do financiamento do terrorismo, previsto na Lei n. 13.260, de 16 de março de 2016, e dá outras providências);
• n) PROVIMENTO CNJ Nº 100, DE 26 DE MAIO DE 2020 (Dispõe sobre a prática de atos notariais eletrônicos utilizando o sistema e-Notariado, cria a Matrícula Notarial Eletrônica-MNE e dá outras providências);
• o) PROVIMENTO CNJ Nº 103, DE 04 DE JUNHO DE 2020 
• p) PROVIMENTO N. 149, DE 30 DE AGOSTO DE 2023, que instituiu o Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça do Conselho Nacional de Justiça – Foro Extrajudicial (CNN/CN/CNJ-Extra), que regulamenta os serviços notariais e de registro.

2.3.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?

• Cada tipo de serviço tem um prazo de guarda regulamentado de acordo com o Tabela de Temporalidade de Documentos do PROVIMENTO CNJ Nº 50, DE 28 DE SETEMBRO DE 2015, que pode ser consultado clicando aqui.

2.3.4 Com quem compartilhamos seus dados para esses tipos de serviços:

• Empresa Certisign IDREMOTE que fornece o sistema de backup;
• Compartilhamento público via emissão de certidão a qualquer interessado, de acordo com o Art. 17 da LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973;
• Empresa Windows Server, que fornece o sistema de backup;
• Tribunal de Justiça do Rio de janeiro, por meio do selo de fiscalização digital;
• Colégio Notarial do Brasil – Conselho Federal, por meio do Cadastro Único de Clientes do Notariado e da plataforma de atos eletrônicos e-Notariado;
• Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC) para prestar informações sobre testamentos, procurações e escrituras públicas de qualquer natureza;
• Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF) para reportar atividades financeiras suspeitas;
• Direção do Foro da Comarca do Rio de Janeiro da apresentação anual, para visto, do livro de registro auxiliar das receitas e das despesas do Tabelionato;
• Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial do Estado do Rio de Janeiro, Juiz Corregedor Permanente e seus auxiliares, nas inspeções e correições do Tabelionato.
• Com a empresa Droid Sistemas, concedente do Sistema Natus para atos finalísticos;
• Com a Microsoft para utilização da plataforma de e-mails Hotmail;
• Com o Sistema AndroidSE, para atos finalísticos;
• Com o Sistema LRP, para atos finalísticos.

2.3.5 Seus direitos como titular dos dados pessoais tratados são:

• Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I);
• Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II);
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados* (LGPD, art. 18, quando III); 

 O livre acesso é restrito ao titular dos dados pessoais e poderá ser promovido mediante informação verbal ou escrita, conforme for solicitado.

As certidões e informações sobre o conteúdo dos atos notariais e de registro, para efeito de publicidade e de vigência, serão fornecidas mediante remuneração por emolumentos, ressalvadas as hipóteses de gratuidade previstas em lei específica.

Para a expedição de certidão ou informação pessoal restrita poderá ser exigido o fornecimento, por escrito, da identificação do solicitante e da finalidade da solicitação – caso de testamento.

A retificação de dado pessoal constante em registro de protesto e/ou em ato notarial deverá observar o procedimento, extrajudicial ou judicial, previsto na legislação ou em norma específica.

Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII).

2.3.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?

Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Tabelionato.

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