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Serventia Extrajudicial do Ofício Único de Medeiros Neto - BA

POLÍTICA DE PRIVACIDADE

Fale com o Encarregado pelo Tratamento de dados pessoais


FALE COM O ENCARREGADO PELO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS (DPO)
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1. Introdução

Esta Política de Privacidade (ou simplesmente “Política”), tem por objetivo esclarecer e tornar público o uso dos dados pessoais na Serventia Extrajudicial do Ofício Único de Medeiros Neto, em linguagem clara e acessível.

Para começar, vamos falar um pouco sobre o que é um cartório, também conhecido como serventia extrajudicial.

Os cartórios prestam à sociedade serviços notariais e de registro para garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos. Eles formalizam e conservam diversos atos importantes da vida em sociedade, tais como: nascimentos, casamentos e óbitos; escrituras, procurações, testamentos, divórcios e inventários; autenticações de cópias e reconhecimento de firmas; registros de imóveis; notificações e registro de documentos e de pessoas jurídicas; protestos de títulos e documentos de dívida, dentre outros. 

Desta forma, os Registros Civis das Pessoas Naturais têm trabalhado com dados pessoais em benefício da sociedade desde 1º de janeiro de 1889, com a entrada em vigor do Decreto nº 9.886, de 7 de março de 1888, e seguem rígidos padrões para garantir a privacidade e a proteção dos dados pessoais a eles confiados.

Para facilitar a sua busca de informações, informe-nos o tipo de relacionamento que você tem conosco:

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2. Seção de clientes

Estamos felizes com sua visita em nossa Política e em seu interesse em saber mais sobre como tratamos seus dados pessoais. Em nossa Serventia Extrajudicial do Ofício Único você pode fazer:

  • Reconhecimento;
  • Autenticação;
  • Procuração;
  • Registro;
  • Averbação;
  • Matrícula;
  • Ata notarial;
  • Divórcios;
  • Certidão;
  • Escritura pública;
  • Casamento;
  • Nascimento;
  • Óbito;
  • Testamento;
  • Protestos.

 No Ofício Único também pode-se solicitar a emissão de certidões sobre os registros realizados.

Abaixo vamos explicar com detalhes como tratamos seus dados pessoais e quais são nossas obrigações durante a prestação de novos serviços.

2.1 Tratamento de Dados para Registro, Anotação, Averbação e Retificação

2.1.1. Dados pessoais que coletamos:

  • Dados de seu documento de identificação apresentado, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, nome de seu pai e de sua mãe;
  • Título de eleitor;
  • Carteira de trabalho;
  • Número do PIS;
  • Dados biométricos;
  • Escolaridade;
  • Estado civil;
  • Formação acadêmica;
  • Empresa;
  • Cargo;
  • Renda;
  •  Dados de contato, que podem incluir: números de telefone residencial, comercial e/ou celular, endereço residencial, endereço comercial e endereço eletrônico (e-mail);
  • Transações bancárias;
  • Dados de documento de identificação do cônjuge apresentado, que podem incluir: nome do cônjuge, foto do documento, CPF do cônjuge, RG do cônjuge;
  • Dados de documento de identificação dos filhos apresentado, que podem incluir: nome dos filhos, foto do documento, CPF dos filhos, RG dos filhos;
  • Documentos de imóveis;
  • Documentações técnicas de imóveis.

2.1.2. A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II).

Seguem abaixo as leis e provimentos que devemos observar:

  • LEI Nº 8.935, DE 18 DE NOVEMBRO DE 1994 (Lei dos Cartórios);
  • LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973 (Dispõe sobre os registros públicos, e dá outras providências);
  •  ATO CONJUNTO Nº 5, DE 18 DE MARÇO DE 2019;
  •  PROVIMENTO CNJ Nº 50, DE 28 DE SETEMBRO DE 2015 (Dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais);

2.1.3. Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?

  • Cada tipo de serviço tem um prazo de guarda regulamentado de acordo com ao Tabela de Temporalidade de Documentos do PROVIMENTO CNJ Nº 50, DE 28 DE SETEMBRO DE 2015, que pode ser consultado clicando aqui.


2.1.4. Com quem compartilhamos seus dados para esses tipos de serviços:

  •  Com a Central Nacional de Registro de Títulos e Documentos e de Registro Civil de Pessoas Jurídicas – Sistema para Registro de Títulos e Documentos e de Registro Civil de Pessoas Jurídicas;
  •  Com o Censec – Sistema do colégio Notarial do Brasil. Informações de testamentos, procurações e escrituras para pessoa física e jurídica;
  •  Com o e-Notariado – Sistema para assinatura de documentos que também possibilita solicitar digitalmente reconhecimentos de assinatura eletrônica pelo e-Not assina e autorizações de viagens a menores – AEV;
  •  Com o Malote Digital – Sistema de envio de correspondências oficiais;
  •  Com o selo digital para conferir maior efetividade na fiscalização das atividades dos Cartórios Extrajudiciais: proporcionar maior segurança e gerenciamento nas transações efetuadas;
  •  Com o Siscart – Sistema para gestão das atividades cartorárias;
  •  Com o Operador Nacional do Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis – ONR – Sistema de registro eletrônico de imóveis;
  •  Com o Arpenium – Sistema para operações de registro civil;
  •  Com o Sistema SCC – Sistema online para registro e consulta de certidões no Estado da Bahia;
  •  Com o Ministério Público para enviar informações demandas pelo Ministério Público;
  •  Com o Juiz competente para pedidos de registro, anotações, averbações ou retificações que demandem parecer de juiz competente;
  •  Com a Cenprot – Central de Protestos;
  •  Com ON-RCPN – Operador Nacional de Registro Civil do Brasil

2.1.5. Seus diretos como titular dos dados pessoais tratados são:

  • Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I).
  • Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II).
  • Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III).
  • Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII).


2.1.6. Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?

  • Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro Civil das Pessoas Naturais em referência.
 

2.2 Tratamento de Dados para Emissão de Certidões

2.2.1 Dados pessoais que coletamos:

  • Nome completo, vedada a utilização de abreviaturas;
  • Número do CPF;
  • Carteira de identidade;
  • Naturalidade;
  • Nacionalidade;
  • Data de nascimento;
  • Domicílio e residência;
  • Telefone;
  • Endereço eletrônico.


2.2.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II).

Seguem abaixo as leis e provimentos que devemos observar:

  • LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973;
  • LEI Nº 8.560, DE 29 DE DEZEMBRO DE 1992;
  • PROVIMENTO N. 73, DE 28 DE JUNHO DE 2018;
  • PROVIMENTO Nº 61 DE 17/10/2017 (Dispõe sobre a obrigatoriedade de informação do número do Cadastro de Pessoa Física (CPF), do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e dos dados necessários à completa qualificação das partes nos feitos distribuídos ao Poder Judiciário e aos serviços extrajudiciais em todo o território nacional).


2.2.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?

  • Os registros são de guarda permanente; ou seja, nunca são apagados;
  • As Declarações de Nascidos Vivos (DNV) e Guia de Declaração de Óbito (DO) são armazenadas por 1 (um) ano;
  • Os documentos de retificações e averbações ficam armazenados por 5 (cinco) anos;
  • Esses prazos foram estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos do PROVIMENTO CNJ Nº 50, DE 28 DE SETEMBRO DE 2015, que pode ser consultada clicando aqui.

2.2.4 Com quem compartilhamos seus dados para esses tipos de serviços:

  •  Com a Central de informações do Registro Civil – CRC – O portal do registro civil nacional é o meio oficial para a obtenção de segunda via de certidões de nascimento, casamento e óbito;
  •  Com o Infodip – Sistema de Informações de Óbitos e Direitos Políticos;
  •  Com o Sistema Nacional de Informações de Registro Civil – Sirc – Sistema para captar, processar, arquivar e disponibilizar dados relativos a registros de nascimento, casamento, óbito e natimorto, produzidos pelos cartórios de registro civil das pessoas naturais;
  •  Com o Malote Digital – Sistema de envio de correspondências oficiais;
  • Com o Selo Digital para conferir maior efetividade na fiscalização das atividades dos Cartórios Extrajudiciais; proporcionar maior segurança e gerenciamento nas transações efetuadas;
  • Com o Siscart – Sistema para gestão das atividades cartorárias;
  • Com o Arpenium – Sistema para operações de registro civil;
  • Com o Solicitante de certidão para responder a solicitação de emissão de certidão, conforme Art. 16 da LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973;
  • Com o Sistema SCC – Sistema online para registro e consulta de certidões no Estado da Bahia;
  • Com a Cenprot – Central de Protestos;
  • Com ON-RCPN – Operador Nacional de Registro Civil do Brasil.

2.2.5 Seus diretos como titular dos dados pessoais tratados são:

  • Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I).
  • Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II).
  • Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III).
  • Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII).


2.2.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?

Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro Civil em referência.

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3. Seção de candidatos

3.1. Tratamento de dados de candidatos à vaga de trabalho

3.1.1 Dados pessoais que coletamos:

  •  Dados de seu documento de identificação, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, nome de seu pai e de sua mãe;
  • Escolaridade;
  • Estado civil;
  • Formação acadêmica;
  • Empresa;
  • Cargo;
  • Dados de contato, que podem incluir: números de telefone residencial e/ou celular, endereço residencial e endereço eletrônico (e-mail).


3.1.2 A hipótese da LGPD (base legal) nos permite tratar esses dados são:

  • Execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados (LGPD, art. 7, V).


3.1.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?

  • Os dados são eliminados ao final de cada processo seletivo, ou seja, assim que a vaga é preenchida.


3.1.4 Com quem compartilhamos seus dados pessoais:

  •  Com o Google para envio e recebimento de e-mails;


3.1.5 Seus direitos como titular dos dados pessoais tratados são:

  • Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I).
  • Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II).
  • Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III);
  • Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados (art. 18, IV);
  • Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII).


3.1.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?

  • Fale diretamente com o responsável pelo processo de seleção, que você está participando, OU
  • Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais da Serventia em referência.
 

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4. Seção de fornecedores e terceirizados

4.1 Tratamento de dados de fornecedores

4.1.1 Dados pessoais que coletamos:

  •  Dados de seu documento de identificação, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, nome de seu pai e de sua mãe;
  • Estado civil;
  • Empresa;
  • Cargo;
  • Dados de contato, que podem incluir: números de telefone comercial e/ou celular, endereço comercial e endereço eletrônico (e-mail);
  • Dados bancários;
  • Dados de transações bancárias (pagamentos).


4.1.2 As hipóteses da LGPD (bases legais) nos permitem tratar esses dados são:

  • Execução ou preparação contratual (art. 7, V), de acordo com a LEI Nº 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002 (Institui o Código Civil.);
  • Exercício regular de direitos (art. 7, VI), de acordo com a LEI Nº 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002 (Institui o Código Civil.) e EMBARGOS DE DIVERGÊNCIA EM RESP. Nº 1.281.594 – SP (2011/0211890-7).


4.1.3 Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?

  • Os dados referentes a contratos com o Ofício de Registro são armazenados por 10 (dez) anos para permitir o exercício regular de direitos.


4.1.4 Com quem compartilhamos seus dados pessoais:

  • Com a Múltipla Serviços Contábeis para fechamento contábil;
  • Com o Google para envio e recebimento de e-mails;

4.1.5 Seus diretos como titular dos dados pessoais tratados são:

  • Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I).
  • Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II).
  • Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III).
  • Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD art. 18, VII).


4.1.6 Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?

  • Fale diretamente com a Oficiala responsável pelo seu contrato ou, 
  • Clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Ofício de Registro Civil das 
    Pessoas Naturais em referência.
 

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5. Sobre as obrigações dos titulares

5.1. Avaliar esta Política de Privacidade;
5.2. Fornecer dados precisos e verdadeiros;
5.3. Informar sobre alterações de seus dados por intermédio de nossos canais de comunicação;
5.4. Não fornecer dados de terceiros;
5.5. Não tornar público dado pessoal informado neste Serviço Registral, salvo em caso de livre e espontânea vontade, tendo ciência que dados publicizados podem ser tratados sem o Consentimento do titular (LGPD, Art. 7º, I) do titular;
5.6. Responder por dados falsos, excessivos ou imprecisos que vier a fornecer, e pelos danos, diretos ou indiretos, que este Serviço Registral possa causar, a si mesmo ou a terceiros.

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6. Sobre segurança e proteção de dados pessoais

6.1. Este Serviço Distrital armazena dados pessoais em repositórios protegidos e realiza cópias de salvaguarda periodicamente, garantindo a disponibilidade dos dados;
6.2. Todo o tráfego online de dados pessoais é realizado por canais criptografados;
6.3. Todos os dispositivos que usamos no acesso de dados pessoais são protegidos por softwares de segurança que garantem a confidencialidade e integridade dos dados;
6.4. Todos os dados pessoais em meios físicos (papeis) são armazenados em locais controlados (trancados e com controle de acesso), garantindo que apenas o pessoal autorizado tenha acesso a eles;
6.5. Os operadores escolhidos para o processamento são empresas com políticas de segurança e salvaguarda, garantindo a proteção dos dados pessoais.

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7. Sobre alterações nesta Política

7.1. Podemos atualizar esta política sempre que necessário, mantendo-a neste endereço de Internet.
7.2. As alterações não serão comunicadas ao titular, portanto, você deve verificar esta Política periodicamente ou sempre que tiver dúvidas.

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8. Nossos dados:

Serventia Extrajudicial do Ofício Único de Medeiros Neto
CNPJ n° 20.404.098/0001-50
Av. Iluminato Bomjardim, nº 485, São Bernardo, Medeiros Neto – BA
CEP.: 45.960-000
Horário do Expediente: de segunda a sexta-feira das 8h às 15h.
Telefones de contato: (73) 98231-7060 / 99931-2470
E-mails: [email protected].

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9. Nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO):

Nome: Marcos Alessandro Siqueira
Contato: clique aqui

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10. Quero saber mais.

Para maiores informações favor entrar em contato pelo  canal Fale com o Encarregado – DPO.

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Dados desta versão:

Versão 1, revisão 1, publicada em 01 de novembro de 2024.

Elaborada pela equipe de privacidade da ITware Soluções em TI para a  Serventia Extrajudicial do Ofício Único de Medeiros Neto em 13 de novembro de 2024. Revisada pelo Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Ofício de Registro, Marcos Siqueira, em 13 de novembro de 2024.